Manajemen file: tujuan, jenis, sistem, peralatan

Dasar-dasar pengelolaan arsip
Buka baca cepat

Pengelolaan arsip merupakan proses pengelolaan arsip dengan menggunakan sistem tertentu agar file dapat ditemukan kembali saat dibutuhkan. Administrasi / pengelolaan arsip juga berperan penting dalam memperlancar lalu lintas korespondensi masuk dan keluar. Kearsipan adalah kegiatan yang berkaitan dengan pengelolaan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis.
Fitur manajemen file yang baik

Manajemen-file-tujuan-jenis-sistem-peralatan

Beberapa ciri pengelolaan arsip yang baik antara lain:

Mudah diimplementasikan agar tidak menimbulkan kesulitan dalam menyimpan, mengambil dan mengembalikan arsip.
Mudah dipahami sehingga tidak menimbulkan banyak kesalahan implementasi.
Murah / ekonomis dalam arti tidak berlebihan, baik dalam pengeluaran dana / biaya maupun dalam penggunaan energi, peralatan atau perlengkapan kearsipan.
Itu membutuhkan ruang.
Mudah diakses, sehingga file yang dapat disimpan dan disimpan dapat ditemukan kembali kapan pun Anda membutuhkannya.
Cocok untuk organisasi dalam arti sesuai dengan sifat dan ruang lingkup kegiatan organisasi.
Fleksibel atau flexible sehingga dapat diterapkan di setiap unit organisasi yang dapat melacak perkembangan organisasi.
Dapat mencegah terjadinya korupsi dan hilangnya arsip. Artinya dapat mencegah gangguan orang-orang yang tidak bertanggung jawab atau tidak berwenang yang bekerja di bidang kearsipan, serta berbagai bentuk kerusakan yang ditimbulkan oleh hewan seperti rayap, serangga, bahkan dengan kelembaban udara dan lain sebagainya. .
Memfasilitasi surveilans yaitu dengan menggunakan jenis surveilans yang berbeda yaitu dengan menggunakan jenis alat / perlengkapan yang berbeda, mis. B.Kartu indeks, lembar perkenalan, lembar persimpangan jalan, arsip kartu kredit (slip pembayaran), dll.

Baca Lainnya: Memahami Wesel
Kondisi arsip

READ  Pengertian Ontologi, Sejarah, Pokok Pikiran dan Aliran

Berikut ini adalah persyaratan arsip, termasuk yang berikut ini:

Merupakan kumpulan dokumen
Memiliki nilai guna
Disimpan menurut sistem tertentu,
Jika perlu, dapat ditemukan dengan tepat dan cepat.

Tujuan pengelolaan arsip
Berikut adalah tujuan dari pengelolaan arsip yaitu:

Sehingga setiap record dapat ditemukan dengan lebih mudah saat dibutuhkan sebagai referensi.
Menjaga bahan arsip sehingga setiap perusahaan atau individu bersejarah dapat ditempatkan di lokasi tertentu, baik dalam kelompok, topik, wilayah atau bersama-sama.
Untuk memudahkan mencari arsip jika perlu.
Berkembang atau lebih menguntungkan ketika bahan arsip ditempatkan secara permanen untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama arsip digunakan.

Fungsi pengarsipan

Fitur manajemen arsip tercantum di bawah ini, termasuk yang berikut ini:
1. Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan untuk perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan, kehidupan nasional secara umum, atau langsung untuk penyelenggaraan negara. Arsip dinamis dibagi menjadi dua bagian:

Arsip dinamis aktif, arsip yang terus digunakan terus menerus demi kelangsungan pekerjaan di lingkungan untuk pengelolaan organisasi / kantor.
Aktif Dalam arsip dinamis, yaitu file yang tidak digunakan secara terus menerus atau yang frekuensi penggunaannya jarang atau hanya digunakan sebagai referensi.

2. Arsip statis

Merupakan arsip yang langsung digunakan untuk perencanaan kehidupan bangsa pada umumnya dan untuk penyelenggaraan pemerintahan sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional kepada pemerintah dan nilainya penting bagi generasi mendatang.
Jenis manajemen arsip

Jenis pengelolaan arsip meliputi:
1. Arsip dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang langsung digunakan dalam perencanaan penyelenggaraan dan pengelolaan kehidupan bangsa pada umumnya.
2. Arsip aktif
Arsip Aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus dibutuhkan dan digunakan untuk proses administrasi.
3. Arsip tidak aktif
Arsip tidak aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan menurun.
4. Arsip statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak langsung digunakan untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umumnya, serta untuk penyelenggaraan negara sehari-hari.
5. Arsip Replikasi
Arsip duplikat adalah arsip yang bentuk dan isinya identik dengan arsip aslinya.

READ  Pengertian tawakal: sumber, rukun, derajat, manfaat, jenis

 

LIHAT JUGA :

https://tokopediaaplikasi.id/
https://urbanescapesusa.com/
https://multiply.co.id/
https://carbomark.org/
https://finbarroreilly.com/
https://littlehorribles.com/
https://haciati.co/
https://movistarnext.com/
https://ironmanfactory.com/
https://airborn.co.id/